Learning & Culture︰為什麼會議要由閱讀開始？
預計閱讀時間︰5 分鐘
新一年來了，我們都希望有個新開始，但是沒完沒了的會議可能阻礙著你的發展。你知道自己過去一年花了多少時間在會議上嗎？根據 Bain and Co 調查，公司管理層每年花超過 7,000 小時開會，而他們的屬下更花費超過 300,000 小時在這些會議的準備上，浪費的人力物力可想而知！
為了提昇會議效益，大家都各出奇招，例如限制每個會議只有 30 分鐘、所有與會者只能站立、有意見不能說出來只能寫下來分享等。出名破格的 Amazon CEO Jeff Bezos 對會議也有自己一套。他的會議由沉默地閱讀 30 分鐘開始。
內容大綱
閱讀開會法的原因
為什麼 Jeff Bezos 要把會議變成集體讀書會？他的決定由一個觀察開始。他發現很多參加會議的人由於工作太過忙碌，沒有時間深入了解會議題目，因此會議其間經常提出不相關的疑問及意見，浪費時間也浪費才能。因此他定下三個開會規則︰
- 召開會議的人要預備最多 6 頁紙的簡介，說明會議背景、會議目的、建議項目等
- 簡介要採用敘述方法解釋事件，不能用 powerpoint 或 bullet point
- 會議首 30 分鐘與會者要靜靜地閱讀整個簡介，當所有人都看完簡介後才開始討論
閱讀開會法的好處
Jeff Bezos 的「閱讀開會法」有多個好處。首先，編寫這麼詳細的簡介並不容易，過程中往往能刺激員工思維，對事件產生新見解，找到更好的解決方法。第二，一起閱讀簡介能確保所有人對商討議題有足夠的了解，這樣與會者就能充分發揮專長，提供有價值的意見。第三，這些會議簡介會被保存及更新，能幫助日後員工了解事件，對員工培訓起正面作用。
我們怎樣實行？
當然 「閱讀開會法」這一招很難在現實生活中照板煮碗地實行，也有人認為我們不應該因為部份員工準備不足而浪費所有與會者的時間，不過我們可以學習它的精髓。
首先，既然「閱讀開會法」目標是確保所有與會者都對商議題目有足夠認識，我們就應該在開會前確保所有參加者都明白開會目的、討論題目、建議項目、期望達到的目標等。我們亦適宜開會時重溫要點，以喚醒與會者的記憶。第二，簡介要用敘述手法介紹題目。根據荷蘭格羅寧根大學研究，敘述手法能讓資訊更易吸收，更易記得及更有趣。因此我們可利用「故事鋪陳」、「難關出現」以及「難題轉折點」的三幕式劇本結構解釋事件，幫助與會者理解商議題目。
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